Trečiųjų šalių el. pašto programėlių su verslo paskyromis rizika: saugumas ir privatumas

Šiandien įmonės ir specialistai el. paštu keičiasi svarbiausia informacija, jautriais duomenimis ir sutartimis. Daugelis patogumo ar papildomų funkcijų dėlei naudoja trečiųjų šalių el. pašto programėles, prijungtas prie verslo paskyrų. Tačiau toks pasirinkimas dažnai nepakankamai įvertintai kelia riziką įmonės el. pašto saugumui, asmens duomenų apsaugai ir BDAR atitikčiai.

Bendroji trečiųjų šalių el. pašto programėlių rizika

Daugelis trečiųjų šalių el. pašto programėlių prašo plačios prieigos prie el. pašto dėžutės duomenų: leidimo skaityti, siųsti ir tvarkyti laiškus, taip pat prieigos prie kontaktų. Šie leidimai gali atverti kelią įvairiems pažeidžiamumams, įskaitant:

• Neteisėtą prieigą prie jautrios informacijos: finansiniai duomenys, klientų asmeninė informacija ir konfidencialūs dokumentai gali būti išgaunami bei stebimi;
• Paskyrų pažeidimą: atsiradus programėlės programinės įrangos pažeidžiamumui ar tiekėjo saugumo problemoms, į jūsų verslo paskyras gali būti įsilaužta;
• Privatumo pažeidimus: daugelis programėlių renka duomenis komerciniais tikslais arba nesilaiko BDAR nustatytų asmens duomenų apsaugos standartų;
• Skaitmeninio suvereniteto suskaidymą: patikėjus ryšius išorinėms paslaugoms galima prarasti kontrolę ir tapti priklausomiems nuo ne Europos ar vietos teisės aktų neatitinkančios infrastruktūros.

Norint geriau suprasti būsimą riziką, verta peržiūrėti išsamią apžvalgą, pateikiamą paspaudus nuorodą trečiųjų šalių verslo el. pašto programėlių rizika.

Kokių leidimų prašo trečiųjų šalių el. pašto programėlės?

Paprastai, siekiant užtikrinti tokias funkcijas kaip sinchronizavimas, pranešimai realiuoju laiku ir laiškų tvarkymas, šioms programėlėms reikalingi tokie leidimai:

• Visiška prieiga skaityti ir rašyti el. laiškus;
• Kontaktų sąrašo peržiūra ir keitimas;
• Priedų tvarkymas ir integracija su kitomis paslaugomis;
• Laiškų bei asmens duomenų saugojimas išoriniuose serveriuose.

Rizika kyla todėl, kad pažeidus vieną iš šių paslaugų arba netinkamai ją naudojant konfidenciali informacija gali būti atskleista ar perimta, o tiesioginės kontrolės galimybės gali nebūti.

Poveikis MVĮ, specialistams ir IT vadovams

Ši problema ypač aktuali organizacijoms, neturinčioms pažangių kibernetinio saugumo struktūrų. Mažos ir vidutinės įmonės bei specialistai dažnai renkasi trečiųjų šalių programėles dėl paprastumo ir mažesnių išlaidų, tačiau tai gali kelti tokią riziką:

• Kritinių duomenų nutekėjimas gali sukelti reputacinę žalą ir lemti BDAR sankcijas;
• Paslaugų veikimo sutrikimai dėl kibernetinių atakų ar paslėptų šnipinėjimo programų;
• Atitikties užtikrinimo sunkumai, nes reikia griežtai valdyti ir kontroliuoti duomenų srautus bei asmens informacijos tvarkymą.

IT vadovo atsakomybė

Už IT saugumą atsakingi asmenys turi kruopščiai įvertinti su trečiųjų šalių el. pašto programėlėmis susijusią riziką, nustatyti aiškias įmonės taisykles ir rinktis sprendimus, kurie užtikrintų:

• Visišką tvarkomų duomenų kontrolę;
• Informacijos apsaugą užtikrinančių technologijų naudojimą, taip pat atsižvelgiant į skaitmeninį suverenitetą;
• Nuolatinę veiklos stebėseną, kad būtų užkirstas kelias įtartinai prieigai ar piktnaudžiavimui.

Privatumas, duomenų apsauga ir skaitmeninis suverenitetas įmonės el. pašte

BDAR nustato esminį reikalavimą: asmens duomenys turi būti tvarkomi teisėtai, skaidriai ir tik iš anksto nurodytais tikslais. Tačiau daugelis trečiųjų šalių el. pašto programėlių tiekėjų ne visiškai atitinka šiuos reikalavimus, ypač jei veikia už Europos Sąjungos ribų ir netaiko skaitmeninį suverenitetą užtikrinančių priemonių.

Siekiant, kad įmonės el. paštas būtų tvarkomas naudojant Europos infrastruktūrą ir išlaikant tvirtą saugumo bei privatumo taisyklių kontrolę, būtina užtikrinti:

• Ryšių vientisumą ir konfidencialumą;
• Mažesnį duomenų atskleidimą tretiesiems asmenims;
• Teisės aktų laikymąsi ir mažesnę baudų ar reputacinės žalos riziką.

Kaip pasirinkti patikimas ir reikalavimus atitinkančias el. pašto programėles

Kad išvengtumėte nereikalingos rizikos, vertindami su verslo paskyra integruojamas el. pašto programėles atsižvelkite į šiuos kriterijus:

• Duomenų laikymo vieta: pirmenybę teikite Europoje talpinamoms paslaugoms arba toms, kurios suteikia tvirtas skaitmeninio suvereniteto garantijas;
• Leidimų skaidrumas: tiksliai išsiaiškinkite, kokių duomenų prašoma ir kaip jie naudojami;
• Sertifikatai ir atitiktis: patikrinkite, ar užtikrinama atitiktis BDAR, ISO 27001 ar kitiems pripažintiems saugumo standartams;
• Techninė pagalba ir atnaujinimai: rinkitės patikimą pagalbą teikiančius tiekėjus, greitai išleidžiančius saugumo pataisas;
• Atsiliepimai ir reputacija: atsižvelkite į kitų verslo naudotojų atsiliepimus ir IT ekspertų vertinimus;
• Minimali ir būtina integracija: pirmenybę teikite programėlėms, kurioms reikia tik būtiniausių leidimų, kad išvengtumėte nereikalingo duomenų atskleidimo.

Saugus ir patikimas įmonės el. pašto valdymas

Profesionalus ir saugus bendravimas el. paštu prasideda nuo apgalvotų sprendimų ir specialiai tam skirtų technologijų. Tokie sprendimai kaip saugaus ir patikimo įmonės el. pašto įrankiai gali padėti užtikrinti paslaugų tęstinumą, konfidencialumą ir galiojančių teisės aktų laikymąsi.

Pavyzdžiui, MailProfessionale.com daugiausia dėmesio skiria Europos el. pašto paslaugai, kurios pagrindas yra privatumas ir duomenų kontrolė. Taip sumažinamas įkyrių išorinių programėlių poreikis ir stiprinamas skaitmeninis suverenitetas.

Praktiniai patarimai, kaip sumažinti el. pašto riziką

Pateikiame gerąją praktiką, padedančią saugiai valdyti įmonės el. paštą:

• Naudokite oficialias el. pašto programas arba tas, kurias tiesiogiai suteikia įmonės paslaugų teikėjas;
• Trečiųjų šalių el. pašto programėles diekite tik po kruopštaus įvertinimo;
• Nustatykite prieigos taisykles, pagrįstas autorizuotais įrenginiais ir kelių veiksnių autentifikavimu (MFA);
• Reguliariai stebėkite išorinėms programėlėms suteiktus leidimus ir atšaukite nebereikalingus;
• Periodiškai kurkite el. pašto dėžučių atsargines kopijas ir saugokite šifruotas kopijas;
• Mokykite darbuotojus atpažinti fišingo ir socialinės inžinerijos grėsmes bei sąmoningai tvarkyti duomenis;
• Taikykite BDAR ir įmonės saugumo poreikius atitinkančią duomenų saugojimo politiką.

Įgyvendinus šias strategijas galima išlaikyti saugią skaitmeninę aplinką ir apsaugoti įmonę nuo nereikalingo saugumo grėsmių bei privatumo pažeidimų poveikio.

Išvada

Aplinkoje, kurioje el. paštas išlieka svarbiausia verslo komunikacijos priemone, kruopštus trečiųjų šalių el. pašto programėlių pasirinkimas yra būtinas siekiant užtikrinti saugumą, privatumą ir atitiktį. Skaitmeninis suverenitetas ir BDAR laikymasis yra ne tik teisiniai apribojimai, bet ir pagrindiniai elementai, padedantys išsaugoti klientų bei partnerių pasitikėjimą.

Rizikos vertinimas, patikimų Europos tiekėjų pasirinkimas ir gerosios praktikos taikymas gali apsaugoti ryšius bei duomenis nuo vis sudėtingesnių grėsmių.